Để hệ thống trả lương doanh nghiệp hoạt động thực sự hiệu quả
Theo một nghiên cứu của Sage (Mỹ), 35% tổng quỹ thời gian nhàng nhàng của một
phòng ban nhân sự được dành
riêng cho công việc tính lương! Vậy để tối ưu hóa hiệu quả của hệ thống trả
lương và phòng tránh sai sót, cơ quan bạn cần bảo đảm các lệ luật sau đây:
1. Bảo đảm tính minh bạch của hệ thống lương
Một trong những cách đơn
giản nhất để ngăn chặn việc “trộm” thời kì, phân loại nhầm nhân sự, sai sót
trong tính thuế thu nhập cá nhân, và rất nhiều các lỗi thường gặp phải khác đó
là xây dựng một chính sách lương rõ ràng bằng văn bản. Chính sách này cần được
thông báo theo các kênh chính thống và văn bản cần được cung cấp tới toàn nhân
viên.
Chính sách này cũng cần làm rõ:
• nhân viên được phân loại như thế
nào. Phân loại sai nhóm viên chức (biên chế, hiệp đồng, có hưởng lương thêm giờ
hay không …) có thể dẫn đến vi phạm các quy định của pháp luật về sử dụng lao
động và đưa bạn vào nguy cơ bị thanh tra hoặc thậm chí là bị khởi kiện.
•
Lương ngày, lương tháng, thưởng và việc tăng
lương được tính toán như thế nào; Quy trình trả lương gồm những
bước nào; khi nào những đổi thay về hệ thống tính lương của đơn vị được áp dụng;
và doanh nghiệp sẽ xử lý như thế nào khi xuất hiện sai sót trong việc tính
lương.
2. Hạn chế tối đa các quy trình tính toán tay chân
Bạn vẫn còn tính
toán lương cho nhân sự bằng tay hay đã sử dụng bảng tính Excel? Hiệp hôi bảng
lương của Mỹ đã đo lường được rằng tỉ lệ sơ sót trong quy trình
tính toán bảng lương tay chân có thể tiêu tốn của đơn vị 1%-8% tổng số lương
thuởng của toàn cơ quan! Hệ thống lương của bạn càng tự động hóa bao lăm (với sụ
hỗ trợ của dịch vụ tính lương cơ quan hoặc phần mêm tính lương công ty), sơ sót
sẽ càng ít và hà bao của đơn vị sẽ được sử dụng đúng với hiệu quả.
• Các hệ
thống tính toán thủ công thường đưa ra các kết quả sai sót từ khâu sao chép, đối
chiếu giờ làm của từng nhân viên vào bảng tính lương. Ngoại giả, các hệ thống
như thế này dễ cho phép nhân viên có thể thao túng bằng các thủ thuật tính
toán.
3. Kiểm tra định kỳ các quy trình
Dù bạn có đang phá hoang hệ thống
tính lương tay chân hay tự động hóa thì bạn vẫn cần kiểm tra lại quy trình này
ít ra 1 lần trong năm. Bởi vì kể cả máy móc cũng có sai sót. Nếu những lỗi sai
này không được phát hiện kịp thời, chi phí của bạn có thể càng ngày càng bị đội
lên. Bạn có thể trả cao hơn cho một nhân sự do lỗi sai của một phép toán, phân
loại sai tình trạng thuế của một nhân viên mới, hoặc không ứng dụng lương mới
cho một nhân viên đã nhận được quyết định tăng lương tháng trước.
• Check
lại kỹ càng tất cả các giấy má tính toán và quy trình để đảm bảo mọi thứ được
tính toán đúng.
• Nếu bạn đang vận dụng luôn tiện ích mở mang, tích hợp
phần mềm tính lương của bạn với hệ thống chấm công hay phần mềm kế toán, bạn cần
đảm bảo các kết nối truyền vận chuyển dữ liệu phải hoạt động ổn định.
4. Ngăn chặn các hình thức “trộm” thời gian
“Trộm” thời gian là khi
viên chức cố tình báo cáo sai thời gian làm việc, nghỉ quá giờ, làm việc riêng
trong giờ làm việc, hay nhờ đồng nghiệp quẹt thẻ chấm công hộ khi đến muộn, về
sớm hay kể cả nghỉ làm!
• Thay vì hệ thống chấm công bằng thẻ, để ngừa ăn
gian, bạn có thể sử dụng thiết bị chấm công theo các dấu hiệu sinh trắc học, tỉ
dụ như scan dấu vân tay.
5. Luôn cập nhật các quy
chế lương thuởng mới nhất
Là một nhà quản lý nhân sự ,
việc nắm bắt các quy định mới về thang bảng lương của luật pháp là điều đặc biệt
quan trọng. Nếu bạn có sử dụng các phần mềm hỗ trợ tính lương cho cơ quan, bạn
cần bảo đảm cập nhật phiên bản mới nhất hiện hành để luôn tuân thủ đúng quy
định.
• Cần đặc biệt chú tâm tới những thay đổi trong quy định về: thuế thu
nhập, hỗ trợ sinh con, cách tính toán lợi ích phụ thêm và thuế cho các khoản
này.
Các lỗi thường gặp về vấn đề sai sót hoặc ăn lận thường đến từ các hệ thống
tính lương theo phương thức tay chân. Việc chuyển đổi hệ thống tính lương của
công ty sang hệ thống sử dụng phần mềm chuyên biệt, hoặc một bên thứ 3 quản trị
có thể giúp hệ thống trả lương của bạn đi vào quy củ hơn. Và dù bạn có quyết
định đi theo hướng này hay không, thì chỉ cần luôn chắc rằng quy chế tính lương
của đơn vị bạn đích thực minh bạch, được thanh đánh giá định kỳ và luôn cập nhật
những quy định mới nhất của pháp luật lao động.
(Theo: hrmtoday.Com)
Đánh
giá nhân viên: cổ vũ hiệu quả của nhà quản lý
Là nhà quản lý không phải lúc nào chúng ta cũng có thể dùng tiền để cổ vũ
nhân sự. Tôi đã gặp một số người anh, người bạn trong vị trí của một CEO đã nói
rằng: "Tôi đã tăng lương , đã giảm giờ làm, cho đi du lịch.......Thế mà nhân
kiệt vẫn cứ ra đi".
Không phải lúc nào, trường hợp nào cũng có thể dùng tiền để khích lệ nhân
sự. Tiền không bao giờ đủ cả. Ai cũng có túi ba gang, và cái túi ấy luôn không
có đáy.........
Ngày trước khi tôi xây dựng văn hóa cơ quan, tôi đã chỉ cho các nà quản
trị hiểu rằng, người Việt Nam, không thể tồn tại một nền văn hóa theo kiểu "Phân
biệt cấp trên, cấp dưới" như kiểu Hàn Quốc, Đài Loan, cũng không thể ồn tại loại
văn hóa "Tiền trao cháo múc" như kiểu văn hóa phương Tây..........Văn hóa của
người Việt Nam: sống trọng tình cảm, trung thành và chịu thương chịu khó. Tôi mở
ra cho tất cả nhân viên biết mục tiêu của đơn vị và tát cả chúng ta sẽ làm gì
trong đó khi thành công, khi thất bại. Tôi viện trợ các vị quản trị các cấp khi
gặp khó khăn trong việc sử lý các cảnh huống nhân viên tương tác. Việc
tôi đã làm nhận được sự ủng hộ nhiệt liệt của Ban lãnh đạo. Tất cả các quản lý
trong doanh nghiệp tôi đều có thể "Cùng dọn nhà vệ sinh, cũng lau VP, nhà xưởng,
cùng đón cỗ ván sản phẩm mỗi khi có nhu cầu cấp bách". Cái văn hóa không phân
biệt trên dưới và cư xử giống như một địa gia đình đã làm cho nhân sự khi đi làm
thì rất hăng hái, vì họ chỉ dời gia đình riêng để đến với gia đình chung thôi.
Mỗi năm khi họp tổng kết, Sếp tôi thông báo kết quả kinh doanh trong năm và
chúng tôi vạch ké hoạch cho năm mới. Sếp có thể mang nước đến cho viên chức nếu
thấy họ đang ra mồ hôi, có thể mua những mẩu bánh và cùng chúng tôi ngồi trên
nền đất để thưởng thức vài phút tiêu khiển trong giờ làm việc ........
Có nhiều cách khích lệ hiệu quả, mà theo tôi, cách hiệu quả nhất chính là
tạo ra một môi trường, ở đó tất cả các viên chức đều hiểu rõ giá trị của mình và
luôn được kiểm tra đúng. Tuy nhiên để đánh giá được hiệu quả viên chức, chúng ta
phải có mục tiêu cho từng vị trí cụ thể và phương án kiểm tra việc thực hiện mục
tiêu đó. Tất cả những gì mình cần là sự rõ ràng, sáng tỏ cùng với phương pháp
kiểm tra có tính sáng tạo cao và khả năng cụ thể hóa các mục đích thành những
con số biết nói. Đây không phải là công việc dễ dàng. Nó đòi hỏi sự cộng tác
thật tốt của người làm
nhân viên và nhà quản lý các bộ phận cùng với cả những nhân viên
mà mình kiểm tra . Đó là cuộc hội thoại đẹp, khiến nhân viên quản trị xích lại
gần nhau trong mục đích chung, cùng nhau phát triển tổ chức. Đó là khi nhân viên
hiểu rằng, khi tổ chức phát triển, chính mình cũng được phát triển.
Mỗi
đơn vị, mỗi văn hóa khác nhau, việc vận dụng cách động viên nhân sự cũng khác
nhau, cái chính là nhữnng nhà quản lý nguồn lực " human resource Manager" có
đích thực quản lý được nó hay không? Hay chỉ là có tiếng "làm dâu trăm họ" cũng
là một cách nói về công việc viên chức, và "bà mẹ quần chúng. #" Cũng là cách
gọi đnags yê ucủa mọi người đối với người làm
viên chức. Bât cứ công tác nàoc ũng có cái hay, cái dở của nó. Vàt
rong mọi lúc, người làm nhân sự phải nhạy bén để có thể xây dựng một văn hóa
doanh nghiệp thích hơp nhất cho sự phát triển của viên chức, của đơn vị. Và các
phương pháp cổ vũ nhân viên là một trong những "thanh kiếm" chiến đấu của nhà
quản lý giỏi.....
Kỷ yếu Ngày nhân
viên Việt Nam
Đinh Thị Phước Duệ (17/9/1976)
HRM - cơ quan
TNHH RKW Lotus
- Blogger Comment
- Facebook Comment
Đăng ký:
Đăng Nhận xét
(
Atom
)
0 nhận xét:
Đăng nhận xét